当社では、社内環境をより良くするための「MQ（明成クオリティ）プロジェクト」に取り組んでいます。その活動の一つが「社内美化推進」です。毎週火曜日の16時45分に、社内専用SNSで「掃除・整理整頓開始」と発信。現場も含めて全ての社員が、仕事の手を止めて掃除や整理整頓をするのです。全員で共有の場所を片付けることできれいに使おうという意識が生まれますし、常に整理されていることで仕事もしやすくなりました。

現場で使用する工具は毎日持ち帰り、個人で使う物はキャリーボックスに保管するなど、整理整頓に努めています。これを習慣付けることで、備品の不足や不具合にすぐに対応できますし、準備も素早くできます。また、現場は常に危険と隣り合わせですから、足元に配線や工具が散らばらないようにするといった注意が欠かせません。整理整頓は、作業をスムーズにするだけでなく、転倒によるけがなどを未然に防ぐ基本になるんです。

複数のお客様を担当しているので、会社ごとにファイルを分けるなど、工夫しています。書類を整理しておけば、例えばA社に関する作業をしているときにB社から電話がかかってきても、さっと開いて目当ての書類を見付けられるので、お客様を待たせることがありません。ただし、全てをファイリングしていたのでは膨らんでいく一方。週に１回は不要な書類を破棄して、検索性が高い状態にしておくことで、円滑かつ効率的に仕事ができるんです。

経理、総務、庶務など幅広く業務を担当しているので、仕事の優先順位を明確にすることを意識して仕事に臨んでいます。まず相手がある仕事を先に片付けて、自分一人でできることは後回しにしています。日々、新たに発生する仕事も多いので、スケジュールは前倒しにして、トラブルが発生しても余裕を持って対応できるように心掛けています。さらに経理や総務など業務ごとに資料を入れるクリアファイルを色分けして分かりやすくするといった工夫もしています。

音声をもとに文章を書き起こすのが当社の仕事。お預かりしたICレコーダーやCD、カセットテープに記録された音声には機密性が高いものが多いので、取り違え事故防止のため大変厳重に管理しています。例えば、お客様から音源をお預かりしたら、案件ごとにジップファイルに入れ、管理番号を貼って全て専用のロッカーに収納するようにしています。また、作業机の上にはパソコン以外の物を置かないように徹底していますから、いつでも気持ち良く仕事ができます。

入社して間もないころは、やりやすいものや頭に残っている案件から手を付けがちでした。しかし、それでは全体的なスケジュールの遅れに繋がると気付きました。そこで、案件とその作業内容をノートに書き出して優先順位を付けて業務を行うように工夫。見える化することで急な業務依頼があったときにもすぐ優先順位の変更ができますし、期限が厳しいときにも早く気付いて事前の対処ができるようになりました。

部下を管理する立場ですので、メンバーにはノートに日々の出来事などを書いてもらい、それを通じて、その人となりを知るようにしています。また、手帳にスケジュールを記入するよう声を掛け、誰が何を聞いてもパッと答えられるくらい頭を整理するように教えています。そうすれば今何をすべきか、次にどう動くべきかも分かるからです。こうした自己管理を身に付けさせることで部署全体の作業効率アップに繋がっています。

総務の仕事を全般的に担っており、効率的にこなすには書類の整理が欠かせません。種類別に分けておくのはもちろん、使う頻度の高いものは「よく使うリスト」としてまとめておくなど、使い勝手を考慮して整理しています。効率化には時間の管理も必要で、その点は当社の退社時間宣言カードが役立っています。これは「定時」、「19時」などと書かれたカードをパソコンの上に貼り付けておくというもの。目標を明確にすることで無駄な残業の削減にも繋がります。